Riunioni OdV 231 e COVID-19
Uniformandosi alle restrizioni governative le riunioni OdV, come indicato nel Kit documentale 231 di Winple Italia al punto 3.7 del Regolamento ODV-03, possono tenersi, oltre che dal vivo, anche mediante mezzi di telecomunicazioni con intervenuti dislocati in più luoghi.
È d’uopo però attenersi al corretto espletamento dei principi che regolano la convocazione e alle regole che determinano la validità della riunione.
Per una corretta convocazione occorre che:
- La riunione sia convocata dal Presidente a cui spetta inoltre la presidenza e il coordinamento della stessa e la relativa sottoscrizione di atti e corrispondenza (in sua assenza temporanea ad un sostituto individuato tra gli stessi componenti dell’Organismo di Vigilanza)
- Si ottemperi alla nomina di un segretario avente il compito di convocare i componenti OdV o terzi invitati, di redigere il verbale della riunione e curare tutto quanto attiene alla cura della documentazione.
Per la validità della riunione occorre che questa sia presieduta dal presidente (o in sua assenza il membro più anziano), ci sia presente la maggioranza dei componenti e :
- Non ammettere deleghe ad altri soggetti da parte dei componenti OdV
- Permettere l’identificazione certa di tutti i partecipanti e consentire loro di seguire la discussione e intervenire in tempo reale alla trattazione degli argomenti affrontati, nonché visionare e trasmettere documenti
- Dare la facoltà a ciascun membro a proporre all’OdV un ordine diverso da quello risultante dall’avviso di convocazione, farlo inserire nell’ordine del giorno e discuterlo, sempre che nessuno dei componenti presenti si opponga alla sua trattazione
- Dare la facoltà a ciascun membro dell’OdV di prendere la parola su ogni argomento all’ordine del giorno e di formulare osservazioni e proposte al riguardo
- Apporre la sottoscrizione del verbale riepilogativo della riunione dell’Organismo di Vigilanza da parte del Presidente o in sua assenza dal membro più anziano, del Segretario e dei componenti dell’OdV che hanno preso parte alla riunione.
L’identificazione dei partecipanti e la corrispondente sottoscrizione del verbale di riunione da parte di questi devono avvenire tramite gli strumenti di telecomunicazioni e la firma digitale.
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